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DEBA Deutsche Bauarchiv GmbH

Alle Vorteile auf einen Blick

Platz und Geld sparen

Wir archivieren langfristig und sicher, unabhängig von Art und Umfang

Individuell anpassbarer Leistungsumfang 

Ingenieur-technischer Hintergrund

Vermeidung teurer Nacherstellung verlorener Unterlagen

Schneller Zugriff auf sämtliche Unterlagen 

Risikoauslagerung

24/7 Zugriff im Onlinezugang

4h Expresszustellung

Hintergrund

Bei der Erstellung und Instandhaltung eines Bauwerkes ensteht eine Vielzahl von Bauunterlagen, welche für die gesamte Bestandsdauer des Gebäudes vom Eigentümer aufzubewahren sind (§18 BauVerfV). Viele dieser Unterlagen sind für zukünftige Veränderungen oder Instandhaltungen essenziell. Sollten die Bauunterlagen im Zeitverlauf beschädigt werden oder verloren gehen, ist eine Neuerstellung häufig der einzige Weg. Dies ist aber nur mit hohem Aufwand und ebenso hohen Kosten realisierbar. Zudem benötigt die Archivierung und Lagerung dieser Unterlagen sowie das Bereitstellen der Akten viel Raum-, Personal- und Finanzressourcen.

Bei einem Eigentümerwechsel der Immobilie stellt die Übergabe der baulichen Unterlagen viele vor große Herausforderungen. Sichern Sie sich mit einer lückenlosen Dokumentation gegen etwaige Mängelvorwürfe des neuen Eigentümers an Ihren Gewerken ab, indem Sie Ihre Tätigkeiten rechtssicher beweisen können. Eine vollständige Dokumentation kann zudem den Wert einer Immobilie steigern oder festigen.

Besonders Unternehmen im urbanen Bereich haben häufig Platzprobleme und freie Flächen sind Mangelware, oder Sie zahlen hohe Büromietpreise für Lagerflächen. Schaffen Sie sich den Freiraum.

Lagern Sie diese Aufgaben einfach aus. Wir kümmern uns von der Abholung der Akten bis zur Anforderung der Unterlagen um alles. Wir erfassen die Akten in unserem System, sodass Sie stets Ihre Unterlagen auf Anfrage sicher und schnell geliefert bekommen. Genießen Sie die Freiheit, nicht selbst die Akten suchen und lagern zu müssen und schätzen Sie die Sicherheit, Ihre Dokumente immer abrufbar zu haben. 

Hintergrund

Leistungen

Wir erfasen für Sie jegliche Akten, Pläne und diverse andere Archivgüter und speisen aussagekräftige inhaltliche Beschreibungen, mit fachlicher Unterstützung unserer Ingenieure und Architekten, zu jeder Akte in unser System ein, sodass diese immer mit Hilfe von Schlagwörtern oder der Volltextsuche gefunden werden werden können. Mit uns haben Sie Ihre Akten immer nur dann bei sich, wenn Sie sie auch wirklich brauchen.

Die Archivgüter werden von uns bei Ihnen abgeholt und dann direkt in unser Archiv überführt, indem die Aufnahme und Verschlagwortung erfolgt. Jede Akte bekommt einen einmaligen Barcode, damit jegliche Verwechslung ausgeschlossen werden kann. Sie haben bei uns jederzeit die Möglichkeit, sämtliche Akten und Dokumente im Onlinezugang einzusehen und zu verwalten. Unsere Software ist für Sie im Browser abrufbar.

Sollten Sie eine Akte benötigen, so bringt ein Mitarbeiter von uns Ihnen diese gerne vorbei. Wir bieten in dringenden Fällen auch eine Expresszustellung an, bei der Sie in nur 4 Stunden nach der Anforderung Ihre Akte in den Händen halten.

Des Weiteren bieten wir Ihnen viele Zusatzleistungen an, wie etwa die Digitalisierung von Akten, Erstellung von Kopien, Vertrags- und Dokumentenmanagement, bis hin zur sicheren Dokumentenvernichtung. Eine Übersicht über alle Zusatzleistungen finden sie hier.

Alles was Sie tun müssen, ist uns den Auftrag zu erteilen, Sie zu entlasten - um den Rest kümmern wir uns. Sollten Sie spezielle Wünsche haben, so gehen wir gerne auf diese ein und passen unser Angebot für Sie an.

Leistungen
Aufbewahrungfristen

Aufbewahrungspflicht


  • Geprüfte Statik und Standsicherheitsnachweise
     

  • Baugenehmigungsunterlagen und Genehmigungsplanungen
     

  • Ausführungspläne und Ausführungszeichnungen 
     

  • Wärmeschutznachweise, Energiebedarfsausweise und Wärmebedarfsberechnungen
     

  • Schallschutznachweise, Brandschutznachweise, Holzschutzmittelnachweise
     

  • Nachweise über Betriebsfähigkeit der Elektroanlage (Prüfprotokoll und Übergabebericht)

Aufbewahrungspflichten sind bundeslandabhängig und daher ohne Gewähr auf Richtigkeit

Empfehlung


  • Gewährleistungsbescheinigungen für jedes Gewerk, insb. Gebäudeabdichtung und Luftdichtigkeitsnachweis der Gebäudehülle 
     

  • Bodengutachten, Baugrundgutachten und geotechnische Berichte 
     

  • Garantiebescheinigungen und Bedienungsanleitungen der Haustechnik
     

  • Schornsteinfegerabnahmeprotokolle
     

  • Bestandszeichnungen der technischen Gebäudeausrüstung (Elektro-, Sanitär-, Heizungs- und Lüftungsinstallationen 
     

  • Trocknungsprotokolle des Estrichs
     

  • Abhängig von Gebäudetyp und Bauweise noch vieles mehr 

Aufbewahrungspflichten sind bundeslandabhängig und daher ohne Gewähr auf Richtigkeit

Ablauf der Archivierung

  1. Kontaktaufnahme / Anfrage eines Angebots 

  2. Besichtigung der einzulagernden Archivgüter (nicht immer notwendig)

  3. Vorgespräch zur Ablaufplanung

  4. Abholung und Transport der Akten in unser Archiv

  5. Aufnahme und Identifikation der Akten 

  6. Sie erhalten eine Gesamtübersicht aller Akten 

  7. Einlagerung der Akten im gesicherten Archiv

  8. Aktenanforderungen übers Telefon, Mail oder Onlinezugang.
    Nach Verifikation der Anfrage stellen wir Ihnen die Akten direkt zu.

  9. Übernahme weiterer Akten im laufenden Betrieb

Ablauf der Archivierung

Warum bei der DEBA archivieren?

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, denn wir tun das auch.

Mit uns haben Sie die Akten nur dann, wenn Sie sie brauchen.

Durch unsere Spezialisierung auf die Archivierung von baulichen Unterlagen und mehr als 10 Jahre Erfahrung im Archivwesen können wir Sie langfristig bei der Aufbewahrung Ihrer Akten begleiten und unterstützen. Wir sind Ihr langfristiger Begleiter bei der Archivierung Ihrer Akten, denn Kontinuität ist bei der Archivierung essenziell.

Alle Leistungen sind darauf ausgelegt, Sie zu entlasten, deshalb sind alle Prozesse einfach, klar und schnell.

Sie haben bei uns die Möglichkeit, bei Bedarf Ihre Dokumente innerhalb von nur 4 Stunden zu erhalten, sodass Sie Ihre Akten immer zum richtigen Zeitpunkt griffbereit haben. 

Sie sind immer nur eine Anforderung von Ihren Akten entfernt. 

Wir und unsere Verträge sind so individuell wie unsere Kunden - fast alle Wünsche sind umsetzbar.

Unser Versprechen: Alle Akten/ Dokumente (analog/digital) verlassen niemals Deutschland. Unsere Server sind und bleiben in Berlin.

Warum
Akten Foto

Aktenerfassung

Die von der DEBA übernommenen Akten werden im DEBA-eigenen System erfasst. Dabei können die Akten nach Ihren Vorgaben Indexiert werden, damit Ihre Unterscheidungskriterien mit einfließen. Standardmäßig indexieren wir die Akten nach folgendem Schema:

  1. Firma / Person
     

  2. Abteilung / Bereich
     

  3. Themenbereiche / Inhalt
     

  4. Aktentitel / Rückenbeschriftung
     

  5. Kostenstelle / Projektnummer
     

  6. Erstellungsjahr 
     

  7. Wiedervorlage- / Vernichtungsdatum
     

  8. Akten-Barcodenummer
     

Aktenerfassung

Zusatzleistungen

Wir bieten Ihnen eine Reihe von Zusatzleistungen an:

  • Kopienerstellung (jegliche Formate und Beschaffenheiten)
     

  • Digitalisierung     (einzelne Blätter oder ganze Akten)
     

  • Indexierung digitaler Dateien 
     

  • Dokumenten- und Vertragsmanagement 
     

  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen 

Eine Aufstellung der Zusatzleistungen finden Sie hier.

Durch unsere Flexibilität tauchen nicht alle möglichen Zusatzleistungen auf. Sollten Sie spezielle Wünsche haben, so kontaktieren Sie uns gerne!

Zusatzleistungen
Branchenlösungen

Branchenlösungen

Planer - Ingenieure und Architekten 

Wir archivieren Ihre baulichen Unterlagen langfristig, sicher und nach Ihren Vorgaben. Egal ob Akte, Planrolle oder Gebäudeprobe, bei uns findet fast alles Platz. Unsere Ingenieure und Architekten sorgen mit Fachwissen für eine  Kompetente Aufnahme der Akten. Wir passen uns bei der Aufnahme Ihrer Ordnung an und können Projektnummer, Auftragsnummern und vieles mehr in die Maske aufnehmen. Durch den Onlinezugang haben Sie immer die volle Kontrolle über Ihre Unterlagen und können sich Akten innerhalb von vier Stunden liefern lassen. Gerne besichtigen wir mit Ihnen Ihren Aktenbestand und entwickeln ein individuelles Archivierungskonzept. 

Planer

Haus- und Immobilienverwaltungen

Bei Ihnen stapeln sich die Akten und Unterlagen zu den Objekten Ihrer Kunden? Sie und Ihr Kunde haben keine Übersicht über den Aktenbestand der Immobilien? Wir nehmen Ihnen die Akten ab, kümmern uns um alles und Sie können sich und Ihren Kunden Gewissheit und Ordnung geben. Bei uns werden alle Akten in unserem System eingepflegt, wodurch diese einfach gefunden werden können. Wir rechnen direkt nach Objekten, WEG´s oder Kostenstellen ab, wodurch für Sie kein Mehraufwand entsteht. 

Haus und Immobilien

Immobilieneigentümer 

Durch Veränderungen der Gesetzeslage in Deutschland ist die Aufbewahrungspflicht baulicher Unterlagen vollständig auf den Eigentümer übergegangen. Bis vor einigen Jahren waren dafür staatliche Bauarchive in weiten Bereichen zuständig. Durch eine Gesetzesänderung ist nun allerdings der Eigentümer dazu verpflichtet.

Jedoch sollten meist auch deutlich mehr Dokumente aufgehoben werden, als der Gesetzgeber vorschreibt. Viele Unterlagen sichern Sie gegen Ansprüche zukünftiger Eigentümer an Ihren Gewerken ab und erhöht zudem den Wert der Immobilie. Beim Auto ist es wohl bekannt, dass ein lückenlos geführtes Serviceheft in vielerlei Hinsicht wichtig ist - bei Immobilien ist die Dokumentation nicht weniger bedeutsam. Es empfiehlt sich also die Unterlagen gut und langfristig  zu archivieren. Mit uns wissen Sie immer, welche Unterlagen Sie haben und, dass Sie immer nur wenige Stunden von diesen entfernt sind. Mit Hilfe unseres Onlinezugangs können Sie bequem schauen, ob die von Ihnen gesuchten Dokumente bei uns liegen. Besonders bei mehreren Immobilien kann die vollständige Archivierung viel Zeit und Platz benötigen. Wir erstellen zudem auf Wunsch Kopien Ihrer Akten oder digitalisieren diese für Sie.

Immobilieneigentümer

Zudem bieten wir Branchenlösungen im bereich Steuern und Medizin an. 

Fragen Sie noch heute nach einem persönlichen Angebot oder kontaktieren Sie uns für weitere Information.

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Für Fragen rufen Sie uns unter +49 (0) 30 290 277 600 an oder füllen Sie das Kontaktformular aus.

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