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Deutsches Handels-, Steuer und Finanzarchiv

Alle Vorteile auf einen Blick

Mehr Zeit für Ihr operatives Geschäft

Aufbewahrungsfristen werden von uns überwacht

Individuell anpassbarer Leistungsumfang 

Sie sparen Personal-, Verwaltungs- und Lagerressourcen

Wir archivieren langfristig und sicher, unabhängig von Art und Umfang

Schneller Zugriff auf sämtliche Unterlagen 

Risikoauslagerung

24/7 Zugriff im Onlinezugang

4h Expresszustellung

Hintergrund

Handels- und Steuerunterlagen müssen in der Regel 6-10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Verlust von steuerlichen Unterlagen kann weitreichende finanzielle Nachteile mit sich bringen, da bei Steuerprüfungen dann zu Ihrem Nachteil veranschlagt wird. 

Abhängig von der Unternehmensgröße kommen so im Laufe eines Jahres regalweise Papierunterlagen auf einen zu. Die Archivierung und Lagerung dieser Unterlagen sowie das Bereitstellen der Akten benötigt viel Raum-, Personal- und Finanzressourcen.

Besonders Unternehmen im urbanen Bereich haben häufig Platzprobleme und freie Flächen sind Mangelware, oder Sie zahlen hohe Büromietpreise für Lagerflächen. Schaffen Sie sich den Freiraum.

Lagern Sie diese Aufgaben einfach aus. Wir kümmern uns von der Akten bis zur Anforderung der Unterlagen um alles. Wir erfassen die Akten in unserem System, sodass Sie stets Ihre Unterlagen auf Anfrage sicher und schnell geliefert bekommen. Genießen Sie die Freiheit, nicht selbst die Akten suchen und lagern zu müssen und schätzen Sie die Sicherheit, Ihre Dokumente immer abrufbar zu haben. 

Hintergrund

Leistungen

Wir erfasen für Sie jegliche Akten, Dokumente und diverse andere Archivgüter und speisen aussagekräftige inhaltliche Beschreibungen zu jeder Akte in unser System ein, sodass diese immer mit Hilfe von Schlagwörtern oder der Volltextsuche gefunden werden werden können. Mit uns haben Sie Ihre Akten immer nur dann bei sich, wenn Sie sie auch wirklich brauchen.

Die Archivgüter werden von uns bei Ihnen oder bei Ihrem Steuerberater/ Wirtschaftsprüfer abgeholt und dann direkt in unser Archiv überführt, indem die Aufnahme und Verschlagwortung erfolgt. Jede Akte bekommt einen individuellen Barcode, damit jegliche Verwechslung ausgeschlossen werden kann. Sie haben bei uns jederzeit die Möglichkeit, sämtliche Akten und Dokumente im Onlinezugang einzusehen und zu verwalten. Unsere Software ist für Sie im Browser abrufbar.

Sollten Sie eine Akte benötigen, so bringt ein Mitarbeiter von uns Ihnen diese gerne vorbei. Wir bieten in dringenden Fällen auch eine Expresszustellung an, bei der Sie in nur 4 Stunden nach der Anforderung Ihre Akte in den Händen halten.

Des Weiteren bieten wir Ihnen viele Zusatzleistungen an, wie etwa die Digitalisierung von Akten, Erstellung von Kopien, Vertrags- und Dokumentenmanagement, bis hin zur sicheren Dokumentenvernichtung. Eine Übersicht über alle Zusatzleistungen finden sie hier.

Alles was Sie tun müssen, ist uns den Auftrag zu erteilen, Sie zu entlasten - um den Rest kümmern wir uns. Sollten Sie spezielle Wünsche haben, gehen wir gerne auf diese ein und passen unser Angebot für Sie an.

Leistungen

Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungfristen
  • Dokumentationen über die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen (Baugewerbe, Logistikbranche, Gebäudereinigung,...)

10 Jahre

  • Buchhaltungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Eigenbelege, Schecks, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Kassenberichte, Lieferscheine,...)
     

  • Jahresabschlüsse
     

  • Handelsbücher und Aufzeichnungen 
     

  • Inventare
     

  • Lageberichte

Aufbewahrungspflichten sind  ohne Gewähr auf Richtigkeit

6 Jahre

  • Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz
     

  • Alle sonstigen steuerrelevanten Unterlagen und Aufzeichnungen

Aufbewahrungspflichten sind  ohne Gewähr auf Richtigkeit

2 Jahre

  • Dokumentationen über die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen (Baugewerbe, Logistikbranche, Gebäudereinigung,...)

Aufbewahrungspflichten sind  ohne Gewähr auf Richtigkeit

Ablauf der Archivierung

  1. Kontaktaufnahme / Anfrage eines Angebots 

  2. Vorgespräch zur Ablaufplanung

  3. Abholung der Akten bei Ihnen mit anschließendem Transport in unser Archiv
    (auf Wunsch versiegeln wir Ihre Akten vor dem Transport)

  4. Aufnahme und Identifikation der Akten 

  5. Sie erhalten eine Gesamtübersicht aller Akten 

  6. Einlagerung der Akten im gesicherten Archiv

  7. Aktenanforderungen übers Telefon, Mail oder Onlinezugang.
    Nach Verifikation der Anfrage stellen wir Ihnen die Akten direkt zu.

  8. Übernahme weiterer Akten im laufenden Betrieb

Ablauf der Archivierung

Warum bei der DESA archivieren?

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, denn wir tun das auch.

Mit uns haben Sie die Akten nur dann, wenn Sie sie brauchen.

Durch unsere Spezialisierung auf die Archivierung von Handels-, Steuer- und Finanzunterlagen und mehr als 10 Jahre Erfahrung im Archivwesen können wir Sie langfristig bei der Aufbewahrung Ihrer Akten begleiten und unterstützen. Wir sind Ihr langfristiger Begleiter bei der Archivierung Ihrer Akten, denn Kontinuität ist bei der Archivierung essenziell.

Alle Leistungen sind darauf ausgelegt, Sie zu entlasten, deshalb sind alle Prozesse einfach, klar und schnell.

Sie haben bei uns die Möglichkeit, bei Bedarf Ihre Dokumente innerhalb von nur 4 Stunden zu erhalten, sodass Sie Ihre Akten immer zum richtigen Zeitpunkt in den Händen halten. 

Sie sind immer nur eine Anforderung von Ihren Akten entfernt. 

Wir und unsere Verträge sind so individuell wie unsere Kunden - fast alle Wünsche sind umsetzbar.

Unser Versprechen: Alle Akten/ Dokumente (analog/digital) verlassen niemals Deutschland. Unsere Server sind und bleiben in Berlin.

Warum
Akten

Aktenerfassung

Die von der DESA übernommenen Akten werden im DESA-eigenen System erfasst.Dabei können die Akten nach Ihren Vorgaben Indexiert werden, damit Ihre Unterscheidungskriterien mit einfließen. Standardmäßig indexieren wir die Akten nach folgendem Schema:

  1. Firma / Person
     

  2. Abteilung / Bereich (optional)
     

  3. Themenbereiche / Inhalt  (optional)
     

  4. Aktentitel / Rückenbeschriftung
     

  5. Kostenstelle / Bezugsstelle
     

  6. Erstellungsjahr 
     

  7. Wiedervorlage- / Vernichtungsdatum
     

  8. Akten-Barcodenummer
     

Aktenerfassung

Zusatzleistungen

Wir bieten Ihnen eine Reihe von Zusatzleistungen an:

  • Kopienerstellung (jegliche Formate und Beschaffenheiten)
     

  • Digitalisierung     (einzelne Blätter oder ganze Akten)
     

  • Indexierung digitaler Dateien 
     

  • Dokumenten- und Vertragsmanagement 
     

  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen 
     

  • Identifizierung von Akteninhalten 

Eine Aufstellung der Zusatzleistungen finden Sie hier.

Durch unsere Flexibilität tauchen nicht alle möglichen Zusatzleistungen auf.. Sollten Sie spezielle Wünsche haben, so kontaktieren Sie uns gerne!

Zusatzleistungen
Branchenlösungen

Branchenlösungen

Steuerberater und Wirtschaftsprüfer

Viele Handels- und Steuerunterlagen müssen mindestens 10  Jahre aufbewahrt werden. Viele Kanzleien sind dazu nicht in der Lage, da die räumlichen und organisatorischen Ressourcen nicht zur Verfügung stehen. Daher gehen die meisten Unterlagen zurück zum Mandanten. Dieser hat allerdings selbst häufig nicht ausreichend Kapazitäten, oder die Organisation macht ein Wiederfinden der Unterlagen mühsam.

Mit uns können Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, indem Sie die Einlagerung der Akten Ihrem Mandanten anbieten. Das praktische dabei: Sowohl Sie, als auch der Mandant können im Onlineportal Zugriff und Einsicht in die Unterlagen haben, wodurch vollständige Transparenz für beide Parteien erreicht wird.  Bei notwendiger Einsicht können beide Parteien diese schnell erhalten und kein aufwendiges Suchen ist notwendig. 

Wir erfassen Ihre Akten gerne nach Ihren Vorgaben, sodass sie z.B. eigene Mandantennummern mit aufnehmen können. 

Wir rechnen kostenstellen- oder mandantengenau ab, wodurch kein weiterer Verwaltungsaufwand für Sie entsteht. 

Zusätzlich bieten wir Ihnen feste Abholzyklen an, diese sind planbar und kostengünstiger.

Steuerberate

Unternehmen

Die Aufbewahrungsfrist der meisten Handels- und Steuerunterlagen ist auf 10 Jahre festgesetzt. Sollten während der Zeit Rückfragen seitens einer prüfenden Institution entstehen, so wird bei nicht vorhanden oder unvollständigen Unterlagen häufig gegen Sie veranschlagt. Dies kann weitreichende finanzielle Nachteile mit sich bringen. Auch kann die richtige Archivierung Ihrer Unterlagen Ihnen viel Aufwand und Lagerplatz kosten.

Zahlen Sie keinen hohen Büromieten für Lagerfläche. Wir holen die Akten bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater ab und bringen diese direkt in unser gesichertes Archiv. Dort werden die Unterlagen anhand von aussagekräftigen Informationen in unser System aufgenommen, damit die Akten gefunden und nicht gesucht werden. 

Das System überwacht automatisch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und schlägt Ihnen zur Vernichtung stehenden Unterlagen vor. 

Unternehmen

Privatkunden

Haben Sie alle Steuerunterlagen, Rentenunterlagen, Versicherungsdokumente, Gehalts- oder Lohnnachweise schnell griffbereit?

Viele können diese Fragen noch nicht guten Gewissens mit Ja beantworten.

Es gibt unzählige Dokumente, welche für 10, 20 oder gar für immer aufbewahrt werden müssen. Wir bringen Licht ins Dunkle und helfen Ihnen bei der Archivierung dieser Unterlagen. Bei uns eingelagerte Akten könne Sie im Onlinezugang einsehen und anfordern. Sie sind immer nur einen Klick oder Anruf von Ihren Unterlagen entfernt. 

Unser System überwacht die Aufbewahrungsfristen Ihrer Akten und schlägt Ihnen zu vernichtende Unterlagen vor. 

Wir kümmern uns um alles - von der Abholung der Akten, bis zur Anforderung.

Verlieren Sie keine Unterlagen mehr durch Umzüge, Wasserschäden oder Unordnung - egal wo Sie sind, Ihre Akten sind bei uns sicher.

Wir archivieren für sie auch alle sonstigen Archivgüter. 

Kontaktieren Sie uns!

"Egal wo Sie sind, Ihre Akten sind bei uns sicher."

Privatkunden

Zudem bieten wir Branchenlösungen im bereich Bauen und Medizin an. 

Fragen Sie noch heute nach einem persönlichen Angebot oder kontaktieren Sie uns für weitere Information.

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Für Fragen rufen Sie uns unter +49 (0) 30 290 277 600 an oder füllen Sie das Kontaktformular aus.

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