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 DEMA - Deutsches Medizinarchiv

Alle Vorteile auf einen Blick

Mehr Zeit für Ihr operatives Geschäft

Aufbewahrungsfristen werden von uns überwacht

Absicherung gegen DSGVO Ansprüchen

Sie sparen Personal-, Verwaltungs- und Lagerressourcen

Wir archivieren langfristig und sicher, unabhängig von Art und Umfang

Schneller Zugriff auf sämtliche Unterlagen 

Risikoauslagerung

24/7 Zugriff im Onlinezugang

4h Expresszustellung

Hintergrund

Man könnte meinen, dass in der heutigen Zeit der Bedarf an analoger Archivierung kaum noch gegeben ist. Doch das ist häufig weit gefehlt. Gesetzliche Vorschriften und dringende Empfehlungen aus geltender Rechtssprechung legen die Aufbewahrungsfrist vieler medizinischer Unterlagen auf bis zu 30 Jahre fest. Die zivilrechtliche Haftung reicht bis zu 30 Jahre nach der Behandlung. Sichern Sie sich gegen daraus resultierende Schadensersatzansprüche ab, indem Sie Ihre Aufzeichnungen sicher und vollständig archivieren. Des Weiteren hat jeder Patient das Recht, seine Unterlagen unmittelbar nach Anforderung zu erhalten. Dieses Recht wurde durch die neue europaweite DSGVO erneut ausgeweitet, sodass mittlerweile jegliche personenbezogenen Daten dem Patienten zur Verfügung gestellt werden müssen. Gerade bei analogen Unterlagen aus der Vergangenheit stellt dies häufig ein großes Problem dar, welches mit erhöhtem Aufwand und hohen Kosten verbunden ist.

Sichern Sie sich durch uns ab, indem Sie diese Anforderungen mit einem Klick oder Anruf abwickeln.

Besonders Praxen oder Kliniken im urbanen Bereich haben häufig Platzprobleme und freie Flächen sind Mangelware, oder Sie zahlen hohe Büromietpreise für Lagerfläche. Schaffen Sie sich den Freiraum, den Sie brauchen.

Lagern Sie diese Aufgabe einfach aus.

Hintergrund

Leistungen

Wir erfassen für Sie jegliche Akten, Dokumente und diverse andere Archivgüter und speisen aussagekräftige, inhaltliche Beschreibungen zu jeder Akte in unser System ein, sodass diese immer mit Hilfe von Schlagwörtern oder der Volltextsuche gefunden werden werden können. Mit uns haben Sie Ihre Unterlagen immer nur dann bei sich, wenn Sie sie auch wirklich brauchen.

Die Archivgüter werden von uns bei Ihnen abgeholt, versiegelt und dann direkt in unser Archiv überführt, indem die Aufnahme und Verschlagwortung erfolgt. Jede Akte bekommt einen einmaligen Barcode, damit jegliche Verwechslung ausgeschlossen werden kann. Sie haben bei uns jederzeit die Möglichkeit, sämtliche Akten und Dokumente im Onlinezugang einzusehen und zu verwalten. Unsere Software ist für Sie im Browser abrufbar.

Sollten Sie eine Akte benötigen, so bringt Ihnen ein Mitarbeiter von uns diese gerne vorbei. Wir bieten  auch eine Expresszustellung an, bei der Sie in nur 4 Stunden nach der Anforderung Ihre Akte in den Händen halten. Eine digitale Kopie der Akte erreicht Sie in der Regel noch schneller.

Des Weiteren bieten wir Ihnen viele Zusatzleistungen an, wie etwa die Digitalisierung von Akten, Erstellung von Kopien, Vertrags- und Dokumentenmanagement, bis hin zur sicheren Dokumentenvernichtung. Eine Übersicht über alle Zusatzleistungen finden sie hier.

Alles was Sie tun müssen, ist uns den Auftrag zu erteilen, Sie zu entlasten - um den Rest kümmern wir uns. Sollten Sie spezielle Wünsche haben,gehen wir gerne auf diese ein und passen unser Angebot für Sie an.

Leistungen
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Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungfristen
  • Dokumentationen über die Arbeitszeiten von geringfügig Beschäftigten, sowie die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Branchen (Baugewerbe, Logistikbranche, Gebäudereinigung,...)

30 Jahre

  • Behandlungen mit Röntgenbildern, digitalen Bilddaten und sonstige Untersuchungsdaten
     

  • Blutprodukte (Anwendung, Herstellung, Behandlung)
     

  • Röntgentherapien (Aufzeichnungen)
     

  • Strahlen-/Röntgenbehandlung/-therapie (Aufzeichnungen Berechnungen nach der letzten Behandlung)

15 Jahre

  • H-Ärzte (Behandlungsunterlagen einschließlich Röntgenbildern)
     

  • Durchgangsarzt / D-Arzt-Verfahren (Ärztliche Unterlagen einschließlich Krankenblätter und Röntgenbilder)

Aufbewahrungspflichten sind  ohne Gewähr auf Richtigkeit

10 Jahre

  • Arztbriefe (eigene und fremde)
     

  • Ärztliche Aufzeichnungen, Behandlungsunterlagen, Befunde
     

  • Gutachten über Patienten
     

  • Ambulantes Operieren (Aufzeichnungen und Dokumentationen)
     

  • Strahlen-/Röntgendiagnostik (bei Minderjährigen mindestens bis zum 28. Geburtstag)
     

  • Zytologische Befunde/Präperate

Ablauf der Archivierung

  1. Kontaktaufnahme / Anfrage eines Angebots 

  2. Vorgespräch zur Ablaufplanung

  3. Abholung der Akten bei Ihnen und Transport in unser Archiv
    (auf Wunsch versiegeln wir Ihre Akten vor dem Transport)

  4. Aufnahme und Identifikation der Akten 

  5. Sie erhalten eine Gesamtübersicht aller Akten 

  6. Einlagerung der Akten im gesicherten Archiv

  7. Aktenanforderungen übers Telefon, Mail oder Onlinezugang.
    Nach Verifikation der Anfrage stellen wir Ihnen die Akten direkt zu.

  8. Übernahme weiterer Akten im laufenden Betrieb

Ablauf der Archivierung

Warum bei der DEMA archivieren?

Konzentrieren Sie sich auf Ihre Stärken, denn wir tun das auch.

Mit uns haben Sie die Akten nur dann, wenn Sie sie brauchen.

Durch unsere Spezialisierung auf die Archivierung von medizinischen Unterlagen und mehr als 10 Jahre Erfahrung im Archivwesen können wir Sie langfristig bei der Aufbewahrung Ihrer Akten begleiten und unterstützen. Wir sind Ihr langfristiger Begleiter bei der Archivierung Ihrer Akten, denn Kontinuität ist bei der Archivierung essenziell.

Alle Leistungen sind darauf ausgelegt, Sie zu entlasten, deshalb sind alle Prozesse einfach, klar und schnell.

Sie haben bei uns die Möglichkeit, bei Bedarf Ihre Dokumente innerhalb von nur 4 Stunden zu erhalten, sodass Sie Ihre Akten immer zum richtigen Zeitpunkt in den Händen halten. 

Sie sind immer nur eine Anforderung von Ihren Akten entfernt. 

Wir und unsere Verträge sind so individuell wie unsere Kunden - fast alle Wünsche sind umsetzbar.

Unser Versprechen: Alle Akten/ Dokumente (analog/digital) verlassen niemals Deutschland. Unsere Server sind und bleiben in Berlin.

Warum
Akten

Aktenerfassung

Die von der DEMA übernommenen Akten werden im DEMA-eigenen System erfasst.Dabei können die Akten nach Ihren Vorgaben Indexiert werden, damit Ihre Unterscheidungskriterien mit einfließen. Standardmäßig indexieren wir die Akten nach folgendem Schema:

  1. Auftraggeber / Praxis
     

  2. Unterlagenart
     

  3. Patientenname /-nummer
     

  4. Geburtsdatum
     

  5. Kostenstelle / Bezugsstelle
     

  6. Erstellungsjahr 
     

  7. Wiedervorlage- / Vernichtungsdatum
     

  8. Akten-Barcodenummer
     

Aktenerfassung

Zusatzleistungen

Wir bieten Ihnen eine Reihe von Zusatzleistungen an:

  • Kopienerstellung (jegliche Formate und Beschaffenheiten)
     

  • Digitalisierung     (einzelne Blätter oder ganze Akten)
     

  • Indexierung digitaler Dateien 
     

  • Dokumenten- und Vertragsmanagement 
     

  • Überwachung der Aufbewahrungsfristen 
     

  • Identifizierung von Akteninhalten 

Eine Aufstellung der Zusatzleistungen finden Sie hier.

Durch unsere Flexibilität tauchen nicht alle möglichen Zusatzleistungen auf. Sollten Sie spezielle Wünsche haben, so kontaktieren Sie uns gerne!

Zusatzleistungen

Archivierungsbeispiele

Patientenakten

Patientenerklärungen

Einverständnis-erklärungen

Behandlungs-vereinbarungen

medizinische und zahnmedizinische Abformungen

Sonstige Akten - 

Dokumente

Branchenlösungen

Branchenlösungen

Praxen

Jeden Tag kommen neue unterschiedliche Dokumente hinzu und der Stapel wächst weiter an. Viele Dokumente sind mittlerweile digital vorhanden, allerdings sind gerade Altbestände oder auch Verträge und Erklärungen meist analog zu archivieren. Diese sollen zum einen möglichst wenig Platz, Zeit und Geld kosten, zum anderen aber immer auf Abruf verfügbar sein. Jeder Patient hat das Recht alle personenbezogenen Daten anzufordern, wodurch in kurzer Zeit alle alten und neuen Unterlagen zu dem Patienten gefunden und diesem zugänglich gemacht werden müssen. Gelingt das nicht drohen meist hohe Strafen. Lagern Sie diese Aufgabe einfach bei uns aus. Durch unseren Onlinezugang können Sie in Sekunden alle Bestände einsehen und anfordern. Wir nehmen die Akten nach Ihren Vorgaben auf, sodass Sie mit Hilfe von Schlagwörtern oder einer Volltextsuche immer alle Akten zu einem Thema, Patienten oder einer Kostenstelle finden. Wir liefern Ihnen diese dann innerhalb von vier Stunden oder erstellen für Sie eine digitale Kopie, welche Sie in nur 3 Stunden erhalten. Sollten Sie andere Archivgüter haben, so nehmen wir diese in den meisten Fällen auch mit auf. Gerne besichtigen wir mit Ihnen Ihren Aktenbestand und entwickeln ein individuelles Archivierungskonzept. 

Gerne können Sie uns unverbindlich kontaktieren.

Praxen

Kliniken und Krankenhäuser

Sie haben große Altbestände an analogen Akten?

Wir nehmen Ihnen diese ab und kümmern uns um eine vollständige Erfassung. Jedes Archivgut wird bei uns Erfasst und ist damit jederzeit auffindbar. Sparen Sie sich Platz, Zeit und Geld. Wir erfassen die Akten nach Ihren Vorgaben und ermöglichen Ihnen jederzeit in unserem Onlinezugang den  Zugriff. 

Wir holen auf Wunsch regelmäßig bei Ihnen neue Unterlagen ab und bringen angeforderte Unterlagen in nur 4 Stunden zu Ihnen. Wir kopieren oder digitalisieren für Sie gerne Unterlagen und Dokumente. Gerne besichtigen wir mit Ihnen Ihren Aktenbestand und entwickeln ein individuelles Archivierungskonzept. 

Für weitere Details können Sie uns gerne kontaktieren.

Pflegeeinrichtungen 

Sie haben große Altbestände an Akten und täglich kommen neue hinzu?

Wir archivieren für Sie nach Ihren Vorgaben die Akten, sodass Sie immer den Überblick haben und  zudem Platz, Zeit und Geld sparen. Wir holen bei Ihnen die Unterlagen ab und kümmern uns um alles Weitere. Bei einer Anforderung haben Sie Ihre Akten innerhalb von nur vier Stunden in der Hand. Sollte für Sie eine digitale Kopie ausreichen, so scannen wir gerne die Akte. Zu unseren optionalen Leistungen zählt auch die Digitalisierung von einzelnen Akten oder ganzen Beständen. Gerne besichtigen wir mit Ihnen Ihren Aktenbestand und entwickeln ein individuelles Archivierungskonzept. 

Sollten Sie die personellen und räumlichen Ressourcen haben, so restrukturieren wir gerne Ihr Archiv und stellen Ihnen die Software und Hardware, damit langfristig Licht ins Dunkle kommt.

Kliniken
Pflegeeinrichtungen

Fragen Sie noch heute nach einem persönlichen Angebot oder kontaktieren Sie uns für weitere Information.

Zudem bieten wir Branchenlösungen im Bereich Bauen und Steuern an. 

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Fragen

Für Fragen rufen Sie uns unter +49 (0) 30 290 277 600 an oder füllen Sie das Kontaktformular aus.

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